Kiedy świadectwo charakterystyki energetycznej jest obowiązkowe, a kiedy nie trzeba go wyrabiać?

Zasada ogólna: sprzedaż albo najem

Ustawa z 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków wymaga, żeby przy sprzedaży lub wynajmie budynku albo lokalu kupujący lub najemca otrzymał świadectwo charakterystyki energetycznej. To dokument, który pokazuje, ile energii potrzebuje lokal na ogrzewanie, wentylację i ciepłą wodę – w skrócie: jak „oszczędny” jest budynek.

Świadectwo zleca właściciel lub zarządca (a gdy mieszkanie ma spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu – osoba, której to prawo przysługuje). Sporządza je osoba z uprawnieniami, wpisana do rejestru prowadzonego przez ministerstwo, a gotowy dokument trafia do Centralnego Rejestru Charakterystyki Energetycznej Budynków. Gdy sprzedajesz cały budynek, świadectwo dotyczy całego budynku. Gdy sprzedajesz lub wynajmujesz jego część, na przykład mieszkanie, potrzebne jest świadectwo tej części.

Lista sytuacji: tak czy nie

Sprzedaż mieszkania – co trzeba zrobić

Przy sprzedaży sprzedający przekazuje kupującemu świadectwo: oryginał albo – jeśli świadectwo wystawiono w postaci elektronicznej – plik z numerem z rejestru i podpisem elektronicznym osoby, która je sporządziła. Od 28 kwietnia 2023 r. notariusz odnotowuje w akcie notarialnym, czy to się stało, a jeśli nie – poucza strony o obowiązku i o grożącej karze. Ile wynosi kara i kto ją nakłada, opisujemy w poradniku Kara za brak świadectwa energetycznego.

To sprzedający ma obowiązek przekazać dokument, kupujący nie musi się go „domagać”. Zapewnienie kupującego, że świadectwo go nie interesuje, nie zwalnia sprzedającego z tego obowiązku.

Wynajem mieszkania – świadectwo dla najemcy

Przy wynajmie wystarczy, że najemca dostanie kopię lub wydruk świadectwa. Jeśli świadectwo jest ważne, możesz użyć tego samego dla kolejnych najemców – nie trzeba go wyrabiać przy każdej umowie. Ustawa mówi ogólnie o „najmie”, więc w nietypowych sytuacjach, takich jak wynajem pojedynczego pokoju czy najem na doby, nie podajemy jednoznacznej odpowiedzi. Zapytaj prawnika albo notariusza.

Ogłoszenie o sprzedaży lub wynajmie

Zmiany obowiązujące od 28 kwietnia 2023 r. dotyczą też ogłoszeń. W ogłoszeniu o sprzedaży lub wynajmie powinny się znaleźć wskaźniki ze świadectwa: zapotrzebowanie na energię użytkową, końcową i nieodnawialną pierwotną (EU, EK i EP), udział odnawialnych źródeł energii oraz emisja CO2. Co znaczą te skróty, wyjaśniamy w poradniku Wskaźniki EP, EK i EU. Praktyczny wniosek: świadectwo najlepiej mieć przed wystawieniem ogłoszenia, a nie dopiero przed podpisaniem umowy.

Nowy budynek

Przy nowo wybudowanym budynku świadectwo trzeba dołączyć do zawiadomienia o zakończeniu budowy albo do wniosku o pozwolenie na użytkowanie. Ten obowiązek obowiązuje od 28 kwietnia 2023 r. Wyjątek dotyczy mieszkalnych budynków o powierzchni zabudowy do 70 m², budowanych na własne potrzeby. Jeśli to Twój przypadek, szczegóły sprawdź z kierownikiem budowy albo w urzędzie.

Kiedy świadectwa nie trzeba wyrabiać

Poza sytuacją, w której niczego nie sprzedajesz ani nie wynajmujesz, ustawa wymienia budynki, dla których obowiązek w ogóle nie powstaje. Są to między innymi:

• budynki objęte ochroną jako zabytki,
• budynki, w których regularnie odprawia się obrzędy religijne (miejsca kultu),
• obiekty przemysłowe i gospodarcze bez instalacji zużywających energię (wbudowane oświetlenie to już taka instalacja, więc wyjątku wtedy nie ma),
• budynki mieszkalne użytkowane nie dłużej niż 4 miesiące w roku, czyli sezonowo,
• budynki wolnostojące o powierzchni użytkowej poniżej 50 m²,
• budynki gospodarcze (rolnicze) o niskim zapotrzebowaniu na energię – nieprzekraczającym 50 kWh/(m²·rok).

Jak długo ważne jest świadectwo

Świadectwo jest ważne 10 lat od daty wystawienia. Ważność może wygasnąć wcześniej, jeśli w lokalu lub budynku wykonano prace zmieniające jego cechy energetyczne – na przykład wymieniono okna, źródło ogrzewania albo ocieplono ściany. Świadectwa wydane przed 28 kwietnia 2023 r. zachowują swoją ważność.

Przed sprzedażą sprawdź więc datę na dokumencie i przypomnij sobie, czy od jego wystawienia coś zmieniałeś w mieszkaniu. Jeśli tak, bezpieczniej zamówić nowe świadectwo.

Co dalej, jeśli świadectwo jest potrzebne

1. Zbierz dane o mieszkaniu: rok budowy, rodzaj okien, ocieplenie, źródło ogrzewania. Jeśli nie wiesz, skąd je wziąć, zajrzyj do poradnika Dane techniczne mieszkania w bloku.
2. Zamów świadectwo w formularzu zamówienia. Formularz ma około dwóch minut i przy trudnych pytaniach daje opcję „Nie wiem”.
3. Wybierz tryb realizacji. Standard to 179 zł (do 24 h), Express 254 zł (do 6 h), Super Express 378 zł (do 2 h). Ceny są brutto, a czas liczymy w oknie roboczym Pn–Sob, 10:00–18:00. Więcej w cenniku.
4. Przekaż świadectwo kupującemu albo najemcy i zachowaj dowód przekazania.

Najczęstsze pytania

Kto płaci za świadectwo – sprzedający czy kupujący?

Obowiązek zlecenia i przekazania świadectwa spoczywa na właścicielu lub zarządcy, więc to on zwykle ponosi koszt. Czy i jak rozliczyć go z drugą stroną, zależy od umowy – to kwestia do ustalenia przy sprzedaży lub najmie, a nie coś, co wynika z samej ustawy.

Czy mogę użyć świadectwa od poprzedniego właściciela?

Świadectwo opisuje lokal, a nie właściciela. Jeśli jest ważne (10 lat od wystawienia) i w mieszkaniu nie zmieniły się okna, źródło ogrzewania ani ocieplenie, możesz je przekazać kupującemu albo najemcy. Sprawdź datę i zapytaj poprzedniego właściciela, czy po jego wystawieniu coś remontowano.

A jeśli odziedziczyłem mieszkanie?

Samo odziedziczenie mieszkania nie jest sprzedażą ani najmem. Gdy jednak zdecydujesz się je sprzedać lub wynająć, obowiązek dotyczy Cię tak samo jak każdego innego właściciela. W sprawach spadkowych i podatkowych skonsultuj się z notariuszem lub prawnikiem.

Stan prawny i na co uważać

Opisujemy przepisy w uproszczeniu, na podstawie ustawy z 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków w brzmieniu uwzględniającym zmiany obowiązujące od 28 kwietnia 2023 r. Lista wyjątków i szczegóły dotyczące nietypowych umów (darowizna, zamiana, najem okazjonalny lub krótkoterminowy) wymagają indywidualnej oceny – w razie wątpliwości zapytaj prawnika lub notariusza. Odpowiedzi na inne pytania znajdziesz w FAQ.